Jahresabrechnung – Keine Buchung ohne Belege


Im Frühjahr müssen Verwaltungen von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) wieder die Karten auf den Tisch legen und den Verwaltungsbeiräten alle Belege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Kostenvoranschläge etc. zum Prüfen vorlegen. Da es dabei für die einzelne WEG um viel Geld gehen kann, hat Wohnen im Eigentum e.V. (WiE) zahlreiche Kontrollstrategien in einem Ratgeber zusammengestellt.

Die Belegprüfung ist mühselig, aber unerlässlich. Denn Buchhalter können sich verrechnen oder Beträge falsch verbuchen, Verwalter können von ihnen betreute WEGs verwechseln und Rechnungen vom falschen Konto abbuchen lassen und ähnliches. Wohnen im Eigentum rät deshalb dazu, alle Posten einzeln durchzugehen und keine Buchung ohne Beleg vorzunehmen. Wer die Belege vierteljährlich prüft statt nur einmal jährlich, erleichtert sich laut WiE außerdem die Arbeit.

Da besonders die Beiräte großer WEGs oft nicht genug Zeit haben, alle Belege einzeln zu prüfen, empfiehlt WiE zunächst eine Plausibilitätsprüfung. Beiräte, die die Abrechnung vom Vorjahr neben die aktuelle legen und dabei auffällige Abweichungen feststellen, sollten dann genau prüfen. Anschließend könnten weitere Kontobewegungen gesichtet werden.

Besonderes Augenmerk sollte bei der Prüfung auch auf die Handwerkerrechnungen gerichtet werden. Besonders bei Maßnahmen zur Instandhaltung müssen diese sorgfältig geprüft werden. WiE empfiehlt Verwaltungen, jede Rechnung mit Vermerken oder Hinweisen zu versehen, die nachvollziehbar werden lassen, welche Leistungen genau erbracht worden sind. Auch zu einem Abgleich der Rechnung mit dem Angebot oder Kostenvoranschlag rät WiE.